Jak napisać wniosek o urlop macierzyński krok po kroku

1. Gromadzenie niezbędnych informacji

Zanim usiądziesz do pisania wniosku, przygotuj wszystkie dane, które będziesz musiała zawrzeć w formularzu lub liście:

1. Dane osobowe: pełne imię i nazwisko, PESEL, adres zamieszkania, numer telefonu i e-mail.

2. Dane pracodawcy: nazwa zakładu pracy, adres, dane działu kadr.

3. Data planowanego porodu: na podstawie zaświadczenia lekarskiego.

4. Okres urlopu: najczęściej 20 tygodni przy jednym dziecku (14 przed porodem i 6 po), z możliwością rozszerzenia o urlop rodzicielski.

5. Zaświadczenie lekarskie: dokument od ginekologa prowadzącego ciążę, potwierdzający przewidywaną datę porodu.

Zgromadzenie tych danych pozwoli uniknąć późniejszych poprawek lub konieczności dostarczania dodatkowych dokumentów przez pracodawcę.

2. Wybór formy wniosku

Urlop macierzyński można w Polsce zgłosić na dwa sposoby:

• Formularz Z-3 (druk ZUS) – oficjalny dokument, który jednocześnie zgłasza urlop macierzyński do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

• Wniosek pisemny (listowny) – tradycyjny list do pracodawcy, zawierający wszystkie wymagane elementy.

Pracodawca może udostępnić gotowy formularz Z-3, ale jeśli wolisz tradycyjną formę, wystarczy Ci czysta kartka lub szablon wniosków w firmowym intranecie.

3. Struktura i nagłówek dokumentu

Każdy poprawny wniosek powinien rozpoczynać się od nagłówka:

1. Miejscowość i data – np. „Warszawa, 10 maja 2025 r.”

2. Dane adresata –

   • Imię i nazwisko przełożonego (np. „Anna Kowalska, Kierownik Działu Kadr”)

   • Dokładna nazwa firmy i jej dokładny adres

3. Tytuł dokumentu – np. „Wniosek o udzielenie urlopu macierzyńskiego”

Prawidłowo sformatowany nagłówek ułatwia kadrze identyfikację dokumentu i przyspiesza proces jego rozpatrzenia.

4. Treść wniosku – co musi się znaleźć

W głównej części wniosku zawrzyj kolejno:

1. Wprowadzenie
   „Zwracam się z uprzejmą prośbą o udzielenie mi urlopu macierzyńskiego…”

2. Podstawa prawna
   Możesz przytoczyć art. 180–184 Kodeksu pracy lub odpowiedni zapis w ustawie o świadczeniach rodzinnych. To nie jest obowiązkowe, ale dodaje profesjonalnego tonu.

3. Okres urlopu

   • Od: dzień porodu przewidywanego na podstawie zaświadczenia lekarskiego (np. 1 lipca 2025 r.).

   • Do: koniec okresu macierzyńskiego – np. 20 tygodni później (18 listopada 2025 r.).
     Jeśli planujesz podzielić urlop – napisz:
     „Proszę o udzielenie urlopu macierzyńskiego w wymiarze: 14 tygodni przed planowanym porodem i 6 tygodni po porodzie.”

4. Załączniki
   Wymień dokumenty dołączone do wniosku, np.:

   • Zaświadczenie lekarskie o przewidywanej dacie porodu

   • Kopia dowodu osobistego (jeśli wymaga tego pracodawca)

5. Podpis
   Na końcu dokumentu złóż odręczny podpis i ewentualnie pieczątkę imienną.

Przykład fragmentu treści:

„Na podstawie zaświadczenia lekarskiego z 5 maja 2025 roku proszę o udzielenie mi urlopu macierzyńskiego w wymiarze dwudziestu tygodni, który pozwoli mi poświęcić się opiece nad dzieckiem i zadbać o moje zdrowie. Do wniosku załączam zaświadczenie lekarskie oraz kopię dowodu osobistego.”

5. Termin i sposób złożenia

Zgodnie z przepisami, wniosek o urlop macierzyński najlepiej złożyć najpóźniej na 21 dni przed planowaną datą rozpoczęcia urlopu. W praktyce jednak warto to zrobić od razu po uzyskaniu zaświadczenia lekarskiego – daje to czas na ewentualne poprawki i potwierdzenie przyjęcia wniosku przez pracodawcę.

Sposoby złożenia:

• Osobiście w dziale kadr – poproś o pisemne potwierdzenie odbioru.

• Mailowo – wyślij skan lub PDF wniosku oraz załączników na firmową skrzynkę kadr, a oryginały dostarcz w ciągu 7 dni.

• Przez e-PUAP – jeśli firma umożliwia kontakt z URZĘDEM PRACY drogą elektroniczną, możesz wysłać formularz Z-3.

6. Potwierdzenie i dalsze kroki

Po złożeniu wniosku:

1. Pracodawca ma 7 dni na potwierdzenie przyjęcia wniosku i przekazanie go do ZUS (w przypadku formularza Z-3).

2. ZUS – wypłacając zasiłek macierzyński, na podstawie dokumentów od pracodawcy. Wypłaty następują zwykle w terminie do 30 dni od złożenia wniosku o zasiłek.

3. Kontakt z kadrami – sprawdź, czy przyszłe terminy urlopu rodzicielskiego nie wymagają oddzielnego wniosku; wniosek o rodzicielski składasz na co najmniej 14 dni przed zakończeniem macierzyńskiego.

7. Najczęściej popełniane błędy

Przy przygotowywaniu wniosku warto zwrócić uwagę, aby uniknąć typowych potknięć:

• Brak daty i miejscowości – wniosek bez daty jest niekompletny.

• Nieprawidłowy okres urlopu – oblicz dokładnie tygodnie, zwłaszcza gdy rozdzielasz przed- i poporodowy.

• Brak załączników – większość wniosków wraca do nadawcy z prośbą o dostarczenie zaświadczenia lekarskiego.

• Nieczytelny podpis – pracodawca może zwrócić wniosek w razie problemów z identyfikacją.

8. Podsumowanie

Prawidłowo sporządzony wniosek o urlop macierzyński to gwarancja bezstresowego przejścia w nowy etap życia. Kluczem jest przygotowanie wszystkich danych, jasna i zwięzła treść dokumentu oraz terminowe złożenie — najlepiej zaraz po otrzymaniu zaświadczenia lekarskiego. Dzięki powyższemu „krok po kroku” nawet po raz pierwszy stawiająca pierwsze kroki w formalnościach przyszła mama poczuje pewność, że nic nie umknie jej uwadze.

Życzymy spokojnego i dobrze zorganizowanego urlopu macierzyńskiego!